Alle ansatte som reiser mye i jobben kjenner til det. Reiseregninger. Det er kompliserte krav til både utfylling og bilagene som skal legges ved som dokumentasjon. Selve formålet med reisen er spesielt viktig, hvorfor skal vi komme tilbake til.
I et firma hvor ansatte reiser mye i jobbsammenheng så dekker veldig ofte arbeidsgiver kostnader til reisen. Dette kan være alt fra mat på reisen til selve flybilletten eller drivstoff. Er man på en lenger reise og trenger tak over hodet så dekker selvsagt firmaet det også, hvis du har korrekt dokumentasjon. For å gjøre ting enda litt mer innviklet så kan du også få dekket visse kostnader uten dokumentasjon.
Refusjon basert på kvitteringer/bilag:
Når du som ansatt er ute på reise som en representant for arbeidsgiver gjør du lurt i å ta vare på kvitteringer underveis i reisen. Om du jobber i Oslo og skal møte en kunde i Trondheim og flyr så skal du selvsagt ta vare på kvittering på kjøp av flybillett. Kjøper du en baguette til frokost på flyplassen bør du også ta vare på denne kvitteringen. Når du ankommer Trondheim tar du bussen til sentrum, bussen skal dekkes av arbeidsgiver – så ta vare på den kvitteringen også. Om du skal jobbe 2 dager i Trondheim og tar inn på hotell, dekker selvsagt arbeidsgiver dette også. Hotellet du har tatt inn på ligger ikke vegg i vegg med kundens lokaler? Da tar du taxi, arbeidsgiver dekker dette også.
I innledningen her nevnte vi også viktigheten av formålet med reisen. Dette er et punkt som de fleste bedrifter er gode på å forholde seg til. Så lenge formålet med reisen er jobb og dette kan dokumenteres med en agenda (planlagte møter / kurs ol) så skal reisen dekkes av jobben. Selv om kurset du meldte deg på om hvitvasking holdes over 2 dager i Barcelona istedenfor på nærmeste konferansesenter i Oslo. Drar du på en jobbreise for å møte en kunde, men ikke kan dokumentere formålet med reisen ved å fremlegge en agenda, referater fra møter eller lignende, så risikerer du at hele reisen blir ugyldig som jobbreise. Så det er viktig at formålet med reisen kommer tydelig frem på reiseregningen og at jobbrelaterte aktiviteter kan dokumenteres om det etterspørres.
Alt du trenger er en app!
Som du har skjønt nå så oppstår det fort en del kostander på en slik jobbreise. Det er mange kvitteringer og bilag å holde styr på. I tillegg til dette er det en del krav til en reiseregning. Den skal inneholde navn på arbeidstaker, formåletmed reisen, spesifikasjon av utlegg som er foretatt på reisen, signatur fra den ansatte som har reist mv. For å gjøre dette en hel del enklere så finnes det heldigvis en del app’er som kan brukes av både arbeidsgiver og arbeidstaker.
I DigiTALL AS bruker vi f.eks Traveltext hvor du kan opprette reiseregninger og legge inn bilag på reisen løpende. Dette gjør at når du endelig er ferdig med jobbreisen, og har overlevd 2 fulle dager i regnet i Trondheim, så kan reiseregningen sendes til arbeidsgiver mens du sitter på flytoget på vei hjem. Dette handler selvsagt om rutiner. Ingen app’er gjør HELE jobben for deg, men de gjør i det minste jobben en hel del enklere. Alle kvitteringene vi ba deg ta vare på i det andre avsnittet? Kast dem løpende, bare ta bilde av dem først.
Ferdig utfylt reiseregning før du er hjemme igjen!
Rutinen vi ønsker å få til ved bruk av en reiseregnings-app er at du oppretter reiseregning FØR du drar hjemmefra. Allerede da har du sannsynligvis kvittering på flybillett og mulig hotell. Og siden reiseregningen allerede er opprettet før du drar ut døra så gjenstår det i stor grad bare å bygge på denne mens du er på reise. Baguetten du spiste på Gardermoen? Åpne appen og ta bilde mens du spiser – kast kvitteringen. Bussbilletten du kjøpte på Værnes, samme rutinen. Til og med middagen med pils du spiste med kunden etter første dag med møter, legges inn i appen.
Er du flink nok til å gjøre dette løpende så kan du som nevnt sende inn din ferdig utfylte reiseregning før stumpen din treffer sofaputen i heimen. Virker dette kanskje i overkant enkelt? Ja. For det er noen flere regler å forholde seg til her, som f.eks kostnader uten dokumentasjon. Eksempler på dette er kilometergodtgjørelse og diett. Men for slike spørsmål har du jo oss, regnskapsføreren. Håper uansett dette ga et fint bilde på hvordan en reise i jobben kan gå ganske så fint, bare du har de rette verktøyene.
